Rares sont ceux qui n’ont jamais eu affaire à un Administrateur de biens ou une Agence immobilière que ce soit en tant que propriétaire, locataire, acquéreur ou bien encore vendeur. Mais vous êtes-vous déjà interrogé sur le fonctionnement de cette activité et ses spécificités ?

En 2021, le chiffre d'affaires total du secteur était de plus de 5 milliards € et il comptait près de 6 000 cabinets d’administrations de biens principalement des petites structures indépendantes. Une concentration du marché est à noter au niveau des 5 premiers acteurs du secteur qui sont : Foncia (groupe Emeria), Citya (groupe Arche), Nexity, Immo de France et Square Habitat. Ils totalisent en syndic et gérance locative 34 % de part de marché. Nexity est d’ailleurs au cœur de l’actualité récente puisqu’elle vient de céder son activité d’administration de biens à Bridgepoint, une société de gestion britannique, dans le cadre d’un partenariat stratégique de long terme.

Le secteur de l’administration de biens regroupe les métiers de la gérance locative pour le compte de propriétaires, la gestion de syndic de copropriété et également la transaction (location et ventes de biens). Toute activité possède ses propres caractéristiques, mais les Administrateurs de biens se démarquent par une vraie différence de fonctionnement. La réglementation et la comptabilité dans ce domaine sont très distinctes des autres entreprises. C’est pourquoi, il m’a semblé intéressant de se pencher sur ce sujet peu connu des professionnels du chiffre.

La principale problématique de l’Administrateur de biens est la détention de fonds importants pour le compte des mandants. De ce fait, cette activité est exercée dans le respect d’un cadre légal et règlementaire en constante actualisation. La spécificité qui intéresse principalement ce mémoire est la tenue par l’Administrateur de biens d’une comptabilité distincte de sa propre comptabilité pour suivre les opérations réalisées pour le compte de ses mandants. Il en ressort que les comptes mandants doivent être intégrés dans les comptes annuels du professionnel de l’immobilier. 

De par l’importance de ces fonds mandants intégrés au bilan de l’Administrateur de biens, il n’est pas rare que le seuil du total bilan relatif à la nomination d’un Commissaire aux comptes soit dépassé. La particularité exposée ci-dessus nous amène donc à nous interroger sur la nécessité pour le Commissaire aux comptes de réaliser des diligences sur ces comptes mandants. Une réponse a été apportée dans un bulletin de la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (CNCC) de mars 1994 (N°93, page 112) : « La comptabilité mandants apparaît comme une composante de la comptabilité générale du cabinet d’Administrateur de biens. Dans la mesure où les données qui en sont issues figurent dans les comptes de bilan ou d’engagements du mandataire, elles entrent ce faisant dans la certification de ses comptes annuels délivrée par le Commissaire aux comptes. »

Ainsi, l’auditeur ne peut se soustraire de réaliser des diligences sur ces comptes mandants afin de s’assurer qu’ils ne comportent pas d’anomalie significative et de pouvoir émettre une opinion quant à la certification des comptes. En résumé, les Administrateurs de biens exercent une activité complexe et fortement réglementée qui nécessite des connaissances particulières par le Commissaire aux comptes et la mise en œuvre d’une démarche d’audit adaptée aux risques et aux spécificités du secteur.

Comme exposé dans ce mémoire, la diversité des opérations traitées, l’importance des fonds manipulés, les spécificités attachées à l’administration de biens ainsi que les exigences édictées par la loi entraînent l’apparition de risques inhérents à l’activité. Ces derniers peuvent être issus de l’organisation même de l’Administrateur de biens ou, plus généralement, des risques financiers liés à la gestion de nombreux flux des fonds mandants : représentation des fonds mandants, comptes d’attente, mandants débiteurs, trésorerie des mandants, « pointe de trésorerie », opportunité de fraudes…

Dans ce contexte, l’Administrateur de biens doit disposer d’un contrôle interne efficient notamment au niveau du processus trésorerie, ainsi que de comptabilités organisées (générale et mandants) supportées par un système d’information performant. Grâce à son approche par les risques et son jugement professionnel, le Commissaire aux comptes est un acteur privilégié pour analyser l’efficacité de ce contrôle interne et concentrer ses diligences sur les cycles et assertions qui pourraient présenter des risques d’anomalies significatives.

Le secteur étant en continuelle évolution et faisant face à une réglementation qui se complexifie de jour en jour, il nécessite de la part du Commissaire aux comptes une veille réglementaire constante afin de mettre en place les diligences appropriées.
L’apport majeur de ce mémoire est la proposition d’une démarche d’audit et d’outils adaptés aux spécificités des Administrateurs de biens à destination des Commissaires aux comptes.

La première partie s’attache à exposer les éléments suivants :
• Le cadre légal et réglementaire conséquent et en constante mutation présent pour protéger le consommateur,
• Les particularités du secteur, notamment liées à la détention de fonds pour le compte des mandants,
• Les zones à risques qui en découlent.

La seconde partie développe une démarche d’audit qui vous est proposée avec des outils adaptés aux spécificités et risques particuliers de la comptabilité « mandants ». Ces derniers apportent la touche concrète nécessaire au lecteur dans l’objectif de mieux appréhender une mission réalisée auprès d’un Administrateur de biens. 

Ces outils, conçus à partir d’exemples rencontrés chez une trentaine d’Administrateurs de biens, se veulent transposables à toute société exerçant cette activité, moyennant néanmoins de légères adaptations.

Les contrôles ainsi proposés ne prétendent nullement avoir une portée générale, mais ils se fondent sur une démarche d’audit qui pourrait être un fil conducteur commun à tous les Administrateurs de biens. Cela n’exclut pas, pour le Commissaire aux comptes, de faire preuve d’esprit critique et de jugement professionnel notamment par rapport aux choix des tests à mettre en place pour son client Administrateur de biens.

Ce mémoire met à disposition des professionnels de l’audit et de la comptabilité une base documentaire sur l’administration de biens pour améliorer leurs connaissances de ce secteur ainsi que leurs compétences. 

Cela peut être un bon point de départ pour les professionnels peu expérimentés sur cette activité afin d’être opérationnels assez rapidement et de couvrir les risques spécifiques identifiés. Cette démarche d’audit ainsi que ses feuilles de contrôle font de ce mémoire un atout pour les intervenants sur ce secteur. 

L’objectif étant de guider le Commissaire aux comptes dans la formulation de son opinion définitive quant à la certification des comptes. 

Ce mémoire intéresse donc les auditeurs qui souhaitent se positionner dans ce secteur et faire le lien entre l’évaluation des risques et l’adaptation du programme de contrôle à ces derniers. Mais la portée de ce mémoire est en réalité plus large que l’unique mission de certification des comptes, puisqu’il pourrait se montrer utile dans le cadre d’autres missions telles que :
• Les « due diligences » d’acquisition dans le cadre des Services Autres que la Certification des Comptes (SACC) du Commissaire aux comptes ou de missions contractuelles de l’Expert-comptable,
• Les attestations de représentation des fonds mandants ou de pointe de trésorerie,
• La mission de présentation des comptes (y compris mandants) d’un Expert-comptable…

Ainsi, tout professionnel du chiffre qui hésiterait à se lancer dans une spécialisation dans le secteur des Administrateurs de biens peut, après lecture de ce mémoire, s’interroger sur l’opportunité que cela représente.